Aktenanalyse und Dokumentenmanagement mit KI in der Verwaltung

Aktenanalyse und Dokumentenmanagement mit KI in der Verwaltung.

MODUL 01: DIE E-AKTE ALS DATENSCHATZ

• Vom Dokumentenfriedhof zur durchsuchbaren Wissensbasis
• Automatische Klassifikation, Verschlagwortung und Aktenzuordnung
• Aussonderung und Schriftgutverwaltung mit ML-Unterstützung
• Live-Demo: semantische Suche findet, was Stichwortsuche verfehlt
• Was in Ihren Akten an ungenutztem Wissen steckt

MODUL 02: INTELLIGENTE SUCHE UND ANALYSE

• Semantische Suche statt Stichwortsuche (Embeddings, Vektorsuche)
• Akteninhalte zusammenfassen und Chronologien erstellen (LLM)
• Übung: Sie durchsuchen einen Aktenbestand semantisch
• Der Aha-Moment: die entscheidende Fundstelle in Sekunden
• Verlässlichkeit sichern durch Quellenbezug

MODUL 03: MASSENVERFAHREN UND AUSKUNFTSPFLICHTEN

• IFG-Anfragen und Schwärzung personenbezogener Daten automatisieren
• Gleichgelagerte Fälle erkennen und bündeln
• Qualitätssicherung bei automatisierten Auswertungen
• Übung: Sie konzipieren eine automatische Schwärzung
• Aufwand senken, ohne Sorgfalt zu opfern

MODUL 04: UMSETZUNG

• Anbindung an führende DMS-/E-Akte-Systeme
• Datenschutz und Informationssicherheit (BSI-Grundschutz)
• Fallstudie: KI-gestützte Aktenanalyse in einem Bauamt
• Beschäftigte und Personalrat einbinden
• Ihr Fahrplan zur intelligenten Akte